Waar kost handmatig werk uw medewerkers tijd?
Gegevens steeds opnieuw overtypen, meerdere Excel-bestanden bijhouden of periodiek rapportages samenstellen: zulke terugkerende taken kosten aandacht en maken het lastiger om met actuele informatie te werken.
Vanuit Woudenberg onderzoekt VanArkel.NET met u welke stappen slimmer kunnen. Met maatwerksoftware, API-koppelingen of een achtergrondservice kunnen we gegevens verwerken en terugkerend werk ondersteunen. We bespreken vooraf wat geautomatiseerd kan worden en waar menselijke controle nodig blijft.
Bespreek uw proces
Gegevens verwerken
Informatie uit bestanden of applicaties verzamelen en op een afgesproken manier verwerken.
Systemen laten samenwerken
Gegevens uit verschillende systemen combineren in plaats van ze telkens over te nemen.
Controles ondersteunen
Terugkerende controles uitvoeren op basis van regels die voor uw proces relevant zijn.
Aansluiten op uw werkwijze
Een oplossing bouwen die past bij de bestaande processen en systemen van uw organisatie.
Welke werkzaamheden zijn te automatiseren?
Veelvoorkomende voorbeelden zijn gegevens overnemen tussen systemen, bestanden van leveranciers verwerken, periodieke rapportages samenstellen en controles uitvoeren op vaste voorwaarden. Ook kunnen gegevens uit meerdere bronnen worden samengebracht voor een interne applicatie.
De juiste aanpak verschilt per situatie. Soms volstaat een koppeling tussen bestaande applicaties; soms is een webapplicatie of een service op de achtergrond nodig. Lees meer over systemen en software koppelen en over maatwerksoftware voor uw organisatie.
Eerst het proces begrijpen
We brengen samen in kaart welke gegevens worden gebruikt, wie ermee werkt en welke uitzonderingen voorkomen. Daarna bepalen we welke stappen veilig en betrouwbaar geautomatiseerd kunnen worden. Denk ook aan foutafhandeling, controleerbaarheid en beheer: een geautomatiseerd proces moet duidelijk maken wat er gebeurt als gegevens ontbreken of afwijken.
Een voorbeeld uit ons werk is een service die prijs- en voorraadbestanden van leveranciers verwerkt. De bestanden verschilden in formaat en aanlevermethode; de service verwerkt ze voor een warehouse management systeem. Meer voorbeelden vindt u bij onze projecten.
Ook een kleine technische aanpassing kan verschil maken. Lees hoe een klein printdetail de productiecapaciteit verhoogde.
Begin klein en breid gericht uit
Automatiseren hoeft niet direct een groot traject te zijn. U kunt beginnen met één terugkerende taak of een duidelijke processtap. Als de oplossing goed aansluit, kan deze later worden uitgebreid met extra controles, gegevensbronnen of functies.
De investering hangt af van het proces, de systemen en de uitzonderingen waarmee rekening moet worden gehouden. Bespreek uw proces met ons; dan verkennen we welke eerste stap logisch is.
Voorbeelden van automatisering en gegevensverwerking
-
Leveranciersbestanden verwerken
Een service verwerkt prijs- en voorraadbestanden in verschillende bestandsformaten en via verschillende aanleverkanalen.
-
Gegevens voor laboratoriumrobots
Een centrale API combineert informatie uit onder meer een ordersysteem en een warehouse management systeem.
-
Databasecontroles
DatabaseExplorer controleert databases op ingestelde bedrijfsregels en technische kenmerken.
Veelgestelde vragen
Welke processen kan ik automatiseren?
Dat hangt af van de stappen, gegevens en systemen in uw proces. Terugkerend werk zoals bestanden verwerken, gegevens overnemen en controles uitvoeren is vaak geschikt om samen te onderzoeken.
Moet mijn proces volledig vastliggen?
Nee. We brengen eerst de huidige werkwijze en uitzonderingen in kaart. Juist die uitzonderingen bepalen vaak welke controles nodig zijn en welke stappen geautomatiseerd kunnen worden.
Levert automatisering altijd een besparing op?
Dat kunnen we niet vooraf garanderen. We bekijken samen hoeveel handwerk het proces vraagt, welke oplossing nodig is en of de investering voor uw situatie passend is.